Moin zusammen,

aus aktuellem Anlass möchte ich darauf hinweisen, dass wir nur solche Auslagen erstatten können (=dürfen), die durch Quittung oder Rechnung+Zahlungsbeweis belegt werden. Wenn Ihr also Geld vom Verein erstattet haben wollt, dann hebt die Belege unbedingt auf. Das gilt auch für Kleinbeträge.

Die bisherige Buchhaltung des Vereins ist in einem eher bescheidenen Zustand und Ihr helft uns sehr, wenn Ihr euch hier bemüht und die Belegpflicht nicht auf die leichte Schulter nehmt. Digitalisierungen reichen nicht aus.¹ Vgl. die sog. „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“.

Bitte seht auch von handschriftlichen Notizen auf den Belegen ab, sofern sie nicht dazu dienen, einen Teilbetrag der Rechnung zu markieren, sofern nicht die ganze Rechnung erstattet werden soll. Wenn Ihr Euch nicht sicher seid, dann sprecht mich bitte an und wir machen eine schöne Lösung.

Beste Grüße,

Kai / Phaidros

¹ Jaja, das HGB kennt Szenarien, in denen digitale Belege ausreichen, aber wir haben nicht die Infrastruktur, um die hier dennoch stattfindenden Aufbewahrungspflichten sicher zu implementieren und ich habe schon genug damit zu tun, die Buchhaltung einigermaßen wieder in Form zu bringen. Wenn Du also nicht die komplette Buchhaltung übernehmen und das rechtliche Risiko tragen möchtest, dann akzeptiere bitte, dass ich, solange ich die Buchhaltung mache, auf totem Baum bestehe.